Olen toiminut useissa eri yhdistyksissä hallituksen jäsenenä ja puheenjohtajana jo ennen hyppyuraani. Laskuvarjohyppy-yhdistyksissä olen ollut puheenjohtajana kahdessa yhdistyksessä, nyt jo edesmenneessä Skydive Oulussa ja sen jälkeen Oulu Skydive Centerissä. Myös muissa kerhoaktiivin hommissa kuten kouluttajana ja koulutuspäällikkönä olen ollut sen verran paljon, että uskallan kutsua itseäni ainakin jonkinlaiseksi asiantuntijaksi vapaaehtoistyössä ja vapaaehtoisten johtamisessa.
Jos nyt puhutaan asioista oikeilla nimillä, niin välillä on meikäläisen puheenjohtajan keikat menneet tosi hyvin, ja välillä ihan suoraan sanottuna päin persettä. Mutta jokaisesta epäonnistumisestakin on aina mahdollista jotain oppia. Joku saattaa ajatella, että taas se Orava yrittää muita neuvoa, kun on itse muka niin hemmetin kova jätkä ja tietää kaiken. Tässä tekstissä pyrin kuitenkin kertomaan ainoastaan ilmiöistä, jotka olen nimenomaan itse havainnut itse tekemieni virheiden kautta.
Olen vieraillut suurimmassa osassa suomen hyppykerhoista, aika monessa niistä olen myös tehnyt kerhotöitä. Olinpa sitten kotikerholla tai vieraissa, kuulen kerhon aktiivien suusta aina samankaltaista tarinaa. Juuri kukaan ei nykyään halua tehdä kerhotyötä. Vapaaehtoisia on vaikea saada mukaan. Vapaaehtoisia olisi, mutta kun eivät ne tee mitään. Itse pitää kaikki hommat tehdä!
Viittaamatta mihinkään lähteeseen voin itsekin ainakin arvioida, että ihmisten alttius osallistua vapaaehtoistöihin ja yhdistyksen pyörittämiseen on varmasti vuosien aikana vähentynyt. Nykyään ihmiset haluavat entistä enemmän tulla valmiiseen pöytään, ja jos pitäisi kerhon eteen tehdä jotain muutakin, kun maksaa hyppylippu, alkavat perävalot näkyä hyvin nopeasti. Tämä on asia joka on hyvä tunnustaa, mutta ei sitä kuitenkaan kannata kiveen hakattuna faktana pitää. Kerho voi omalla toiminnallaan käännyttää ainakin osan näistä valmiiseen pöytään tulijoista ihan hyviksi ja tehokkaiksi kerhoaktiiveiksi.
Monesti kerhot saavatkin kerhon hallituksen tai johtokunnan täytettyä jopa melko motivoituneillakin ihmisillä. Sitten on muitakin toimihenkilön pestejä, joihin valittujen henkilöiden ei tarvitse olla hallituksen jäseniä. On lentäjävastaavaa, markkinointivastaavaa, koulutuspäällikköä, kalustopäällikköä, tapahtumavastaavaa ja myös usein jonkinlaisia vapaaehtoisten tiimejä esim. markkinoinnin tai tapahtumien tekemiseen.
Mutta hyvin pian valinnat tehneen kokouksen jälkeen puolella porukasta putoaa hanskat kädestä. Miksi jopa kymmenistä vapaaehtoisista koostuva organisaatio ei tunnu saavan tarpeeksi aikaan? Miksi johtajat tuntevat koko ajan tekevänsä viimeisillä voimillaan kaikki hommat itse, kun kukaan ei auta? Minä väitän, että jos porukkaa on hallitukseen ja tiimeihin saatu nimettyä ja tästä huolimatta kukaan ei tee mitään, kannattaa ongelmaa lähteä etsimään johtamistyylistä.
Konkreettisin esimerkki epäonnistuneesta johtamisesta nousee usein esiin tilanteissa, joissa joku homma pitäisi saada hoidettua, mutta tekijää ei vielä ole. Ehkä viikonlopulta puuttuu lentäjä. Kenties kouluttajakalenterissa on mesun mentävä aukko. Tai sitten kerhon pihalla on peräkärryllinen kaatopaikkajätettä, mutta kärry, auto ja kuski puuttuu. Tai sitten vaikkapa kerhon näytöshyppypäällikkö lopettaa hommat kokonaan ja uusi pitäisi saada. Valitettavan usein näissä tilanteissa huomaan, että turvaudutaan kysymään esimerkiksi kerhon WhatsApp-ryhmässä tai sähköpostilistalla vapaaehtoisia yleisellä kaikille lähetetyllä viestillä. Lähetettiin viesti parille sadalle jäsenelle ja kukaan heistä ei halunnut alkaa näytöshyppypäälliköksi! Laitoin viestin kaikkien hyppymestarien sähköpostilistalle, mutta kukaan ei tullut pudottamaan oppilaita! Kysyin WhatsApissa peräkärryä, autoa ja kuskia mutta ilmeisesti näin isossa kerhossa ei ole yhtäkään kortillista kuskia!
Vuonna 1975 psykologit Richard Nisbett ja Eugene Borgida tekivät mielenkiintoisen kokeen Michiganin yliopistossa. Kokeeseen osallistui kuusi vapaaehtoista kerrallaan. Heidät istutettiin jonkinlaisiin koppeihin, joista heillä oli puhelinyhteys muihin osallistujiin ja jokaisella oli kaksi minuuttia aikaa puhua omasta elämästään. Jokaisessa ryhmässä yksi osallistujista oli palkattu näyttelijä, joka hänen vuoron tullessaan näytteli saavansa sairaskohtauksen, pyysi apua ja kertoi kuolevansa.
Kaikki muut viisi ryhmän osallistujaa varmaan tulivat ulos kopeistaan ja ryhtyivät auttamaan sairaskohtauksen saanutta? Ei nyt ihan. Viidestätoista koehenkilöstä neljä tuli auttamaan, viisi tuli katsomaan tilannetta siinä vaiheessa, kun näyttelijä oli jo “kuollut”. Kuusi osallistujista ei missään vaiheessa edes poistunut kopistaan.
Syitä tämänkaltaisille tuloksille on varmasti monia, mutta erääksi syyksi on esitetty ilmiötä, jota kutsutaan vastuun hajaantumiseksi (engl. diffusion of responsibility). Teorian mukaan ihmiset eivät ole kovinkaan innokkaita ottamaan vastuuta ryhmässä. On helppo ajatella, että kyllähän joku noista muista varmasti auttaa. Kyllähän joku noista muista on varmaan mennytkin jo auttamaan. Eihän siellä minua tarvita.
Wikipedia kertoo vastuun hajaantumisesta työpaikalla seuraavasti: “Vastuun hajaantumisen voi nähdä työpaikalla, kun vertaa vastuksia kaikille lähetetyn ja yksityisesti lähetetyn sähköpostin välillä. Ihminen kokee alhaista vastuullisuutta, jos sähköposti on lähetetty isolle joukolle sen sijaan että sähköposti olisi lähetetty suoraan kyseiselle ihmiselle. Tämä on selkeä esimerkki vastuun hajaantumisesta. Tutkimukset ovat osoittaneet, että sähköpostien vastaukset ovat parempia, jos alkuperäinen viesti on henkilökohtaisesti osoitettu vastaanottajalle, sen sijaan että olisi lähetetty kaikille yhteinen viesti”.
Olen itse kerhohommissa kantapään kautta useita kertoja oppinut, että yleisesti kaikille lähetetty viesti ei toimi. Jos vaikka lentäjä puuttuu, ei tilannetta kovinkaan usein saa korjattua lähettämällä lentäjien ryhmään viestiä, että voisiko joku tulla lentämään. Vastuun hajaantumisen teorian mukaan useimmissa tapauksissa tällaisen massaviestin saanut miettii vain että “eiköhän se joku noista muista mene”. Ja sitten kun kaikki miettivät näin, niin kukaan ei mene.
Miten asian sitten voisi hoitaa toisella tavalla? Jotkut porukat ovat tehneet keskinäisen sopimuksen, jonka mukaan jokaisen on vastattava jotain myös näihin massaviesteihin. Jokaisella on velvollisuus heti viestin nähtyään vastata, pääseekö vai ei. Tämä synnyttää välittömästi keskustelua ja homma alkaa etenemään. Yksi sanoo, että saattaisi ehkä päästä tänään, mutta huominen on tosi vaikea. Toinen saattaa sitten tästä hoksata että “no mene sinä tänään niin minä menen huomenna”.
Itse suosin vielä suorempaa lähestymistapaa. Otan puhelimen käteen ja rupean yksitellen soittelemaan ihmisiä läpi, kunnes toivottavasti joku suostuu. Henkilökohtainen kutsu tulla auttamaan, saa aina paremman vastauksen. “Hei, voisitko SINÄ tulla lentämään, kun tuo Pena joutui perumaan”. Se on varmasti tehokkaampaa kuin yleisesti lähetetty viesti “Voisiko JOKU tulla lentämään, kun tuo Pena joutui perumaan.”
Tätä suoraa lähestymistapaa kannattaa myös käyttää silloin, kun kerhon hallituksessa tai jossakin tiimissä on paljon uusia ihmisiä, jotka eivät ole vielä kovinkaan paljon ehtineet osallistua toiminnan pyörittämiseen. Olen kuullut johtajien valittavan, että kukaan ei osallistu tekemiseen ja itse pitää kaikki tehdä. Samaan aikaan olen kuullut johdettavien valittavan, että olisi hirveä into auttaa, mutta kun ei oikein tiedä mitä voisi tehdä, oma itsetunto on vähän alhainen ja ei uskalla ruveta tekemään, kun pelkää ettei osaa jne.
“Voisiko JOKU tehdä kerholle mainosjulisteen, hei kuka tekis pliis?” Vai olisiko sittenkin parempi, jos ottaisit puhelimen käteen ja soittaisit yhdelle vapaaehtoiselle ja sanoisit vaikka “Sinähän olet aika hyvä piirtämään ja sulla on visuaalista silmää. Ootko ikinä tehnyt mitään graafikon hommia? Voisitko SINÄ hieman tutkia, miten nuo painomateriaalin tekemiseen suunnitellut tietokoneohjelmat toimii? Me tarvittaisiin hyvä juliste kerholle ja uskon että sinä osaisit sellaisen tehdä!”
Joskus tulee eteen operaatio, joka on niin laaja, että se kannattaa oikeasti tehdä itse. Joskus se oma osaaminen ja tunteen palo yhdistystoimintaa kohtaan on vain niin iso, että on helpompaa ja tehokkaampaa tehdä koko homma yksin tai parin luotetun samanlaisen yhdistysaktiivin kanssa.
Vuonna 2012 minut nimettiin opiskelijajärjestö Blanko ry:n suhdevastaavaksi. Tehtävänäni oli mm. hoitaa yhdistyksen suhteita yritysmaailmaan. Isoin urakka tuohon aikaan oli hommata opiskelijoille heidän käyttämänsä ikoniset haalarit. Ja haalareihin mainokset juuri niiltä yhdistyksen kumppaneilta yritysmaailmassa. Tilanne oli paha, vastuu vaihtui minulle kesken haalariprojektin, ja haalarimainoksia ei oltu myyty yhtään. Käsittämätöntä! IT-alan opiskelijoiden haalareissa ei ole yhtään mainosta. Eihän tämä voi olla totta!
Kyselin hieman projektia aikaisemmin hoitaneilta, että mikäs homma se tämä on. “No kun ei ne fuksit oikeen oo saanu myytyä niitä haalarimainoksia.” Fuksit eivät ole saaneet myytyä! Fuksit ovat ensimmäisen vuoden opiskelijoita. Luulisi heillä olevan juuri uuden opinahjon aloituksessa muutakin tekemistä, kun alkaa tekemään yhdistyksen varainhankintaa. Oululaisissa teekkarien yhdistyksissä tämä ehkä toimii, koska toiminnasta voidaan antaa fuksipisteitä, joiden määrällä on konkreettinen merkitys mm. siihen, että missä järjestyksessä vappuna pulahdetaan veteen eräässä teekkarien rituaalissa. Mutta Blanko ei ole teekkarien yhdistys.
Tässä yhdistyksessä ei ollut mitään porkkanaa, millä fuksit oikeasti olisi saatu tekemään ilmaista myyntityötä yhdistyksen nimiin. Ehkä ilmaiset haalarit. Ei varmasti noin 35 euron haalarien saaminen ilmaiseksi ihan hirveänä motivoi. Jotain oli tehtävä. Päätettiin siis tehdä itse. Pyydettiin eräältä yhdistyksessä aiemmin toimineelta nykyiseltä myyntimieheltä hyvä myyntikoulutus ja ruvettiin ihan itse myymään haalarimainoksia. Homma laajeni pian projektiksi, jossa yhteistyökumppanit saivat muutakin kuin mainoksen haalariin. Yhteisiä tilaisuuksia, joissa yritykset pääsivät esittelemään toimintaansa opiskelijoille jne.
Huonoimpana vuonna Blankolla taisi olla kokonaista kaksi maksavaa yhteistyökumppania. Ajat ovat toki muuttuneet, nyt rahaa on enemmän jaossa, joten tästä en kaikkea kunniaa kyllä itselleni voi ottaa. Mutta katsopa Blankon nettisivujen etusivun alareunasta, että montako yhteistyökumppania siellä nyt on. Kannatti tehdä itse.
Suosittelen kaikkia kerhopomoja ottamaan käyttöön henkilökohtaisen otteen vapaaehtoisten johtamisessa. On parempi kysyä apua henkilökohtaisesti eikä kaikilta yhdessä. Kannattaa muistaa myös kysyä niitä hiljaisempia ja vähemmän osallistuvia. Johtaja ei saa ottaa johdettavien joukosta selkeitä suosikkeja, se passivoi muita entisestään. Tai jos tiedät että olet itse paras henkilö homman tekemään, niin tee ihmeessä itse. Mutta älä sitten valita, että kukaan ei auttanut!